Huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys on merkittävä askel kohti tehokkaampaa, läpinäkyvämpää ja digitaalisempaa taloyhtiön hallintoa. Taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostöiden tiedot muutetaan rakenteelliseen muotoon. Rakenteellinen tieto tarkoitaa kunnossapito- ja muutostöiden osalta käytännössä sitä, että jokaiselle rakenteelle ja järjestelmälle sekä hankkeelle on määritelty nimike, joka ilmoitetaan hankkeen ilmoittamisen yhteydessä. Myös hankkeeseen kuuluvat tilat ja rakenteellinen tieto mahdollistaa vertailukelpoisen ja luotettavan tiedon saatavuuden, mikä on perusta paremmalle päätöksenteolle, riskienhallinnalle ja taloudelliselle suunnittelulle.
Huoneistotietojärjestelmä ei korvaa nykyisiä isännöintijärjestelmiä tai taloyhtiön kuntoon keskittyviä ohjelmia. Huoneistotietojärjestelmä kattaa vain osan annettavista tiedoista. Isännöinti- ja toiminnanohjausjärjestelmissä on paljon toimintoja, jotka eivät ole huoneistotietojärjestelmän piirissä. Näitä ovat esim. vastikevalvonta, huoltokirjanpito, rakenteiden ja järjestelmien elinkaaret, remonttien kustannusarviot ja suositellut toimenpiteet.
Aikataulu ja Ilmoitusvelvollisuus
Tietojen vieminen HTJ:hin tulee ajankohtaiseksi 1.6.2025 alkaen, ja yhtiöillä on laissa säädetty velvollisuus tietojen antamiseen viimeistään 30.6.2026 mennessä. Tietojen on oltava ajan tasalla ja ilmoitettava vähintään vuosittain kuukauden sisällä virallisesta yhtiökokouksesta, sekä aina kun isännöitsijäntodistuksen päivitys on tarpeen.
Talotuntija mukana huoneistotietojärjestelmän jatkokehittämisessä
Yleisessä muodossa oleva tieto tukee taloyhtiöiden suunnitelmallista ylläpitoa ja tulevia tarpeellisia kunnossapitotöitä voidaan ennakoida paremmin. Maanmittauslaitos on ottanut kehittämiseen mukaan ohjelmistokehittäjät hyvissä ajoin mikä mahdollistaa sen, että tietojen vienti tulee olemaan sujuvaa muutoksen astuessa voimaan.
Talotuntijan tavoitteena on, että tietojen siirtäminen Huoneistotietojärjestelmän ja Talotuntijan välillä on helppoa ja luotettavaa, kun siirtymäaika vuonna 2025 alkaa. Talotuntijan käyttöliittymässä otetaan huomioon Huoneistotietojärjestelmän nimikkeistöt. Huoneistotietojärjestelmään vaadittavien tietojen lisäksi Talotuntijassa on edelleen huoltotiedot ja tekniset käyttöiät. Vuoden 2024 aikana Talotuntijassa julkaistaan myös hanketyökalu, joka tekee hankkeiden suunnittelusta ja kirjaamisesta helppoa.
Vanhoista hankkeista tulee todennäköisesti viedä seuraavat tiedot minimissään
- Taloyhtiön Y-tunnus
- Hankkeen nimi
- Toimenpidelaji (koodisto, tyypilliset hankkeet esim. Linjasaneeraus 9.9)
- Toteutusvuosi
Uusista hankkeista, eli siirtymäajan jälkeen vietävistä hankkeista viedään todennäköisesti minimissään seuraavat tiedot
- Taloyhtiön Y-tunnus
- Hankkeen nimi
- Hankkeen ilmoittaja laji (onko yhtiön vai osakkaan ilmoittama)
- Toteutusvuosi
- Toimenpidetyyppi (koodisto: uusiminen, kunnostus, muutos, selvitys tai suunnittelu)
- Elinkaaren vaihe (koodisto: päätetty, toteutettu)
- Tieto, onko yhtiön valvoma
- Työkohteet (rakennukset, huoneistot, autopaikat, yhtiön tilat/ ulkopuoliset tilat)
- Toteutusosat (Rakennusosat (rakennukset), LVI-järjestelmät, Sähköenergian jakelu ja käyttöjärjestelmät, Sähkötekniset tietojärjestelmät, Tilat (rakennukset)
- Yhtiön vastuu toteutusosalle
HTJ:n rakenteellisen tiedon hyödyt ulottuvat laajasti eri toimijoihin
- Tiedon vertailtavuus: Tiedon muuttaminen rakenteelliseksi parantaa tiedon vertailukelpoisuutta, siirrettävyyttä ja hyödynnettävyyttä.
- Päätöksenteon nopeus ja tarkkuus: Rakenteellinen tieto vähentää virheitä ja nopeuttaa päätöksentekoa.
- Läpinäkyvyys ja sujuvuus: Osakkeenomistajat, kiinteistönvälittäjät ja pankit hyötyvät ajantasaisesta ja luotettavasta tiedosta, mikä nopeuttaa ja tehostaa asuntokauppoja sekä luotonantoa.
- Tiedot eivät häviä: Laki velvoittaa ilmoittamaan mm. kunnossapito ja muutostyöt Huoneistotietojärjestelmään. Kun järjestelmä tulee pakolliseksi muun muassa Huoneistotietojärjestelmään kirjattujen remonttien sisältö ja tarkkuus ei enää häviä isännöitsijän tai hallituksen vaihtuessa.
